Cómo ordenar un proceso de aprobación en cinco pasos
Si todo se detiene cuando no contestas el teléfono, el problema no es tu equipo: es que el proceso vive en tu cabeza. Así se saca de ahí. Lectura de 5 minutos.
Antes de empezar
Estos pasos se hacen con papel y lápiz. No necesitas un sistema para ordenar un proceso; necesitas ordenarlo para que un sistema te sirva.
1. Elige un solo proceso
No partas por «todas las aprobaciones». Elige el que más te duele: el que más se atrasa, el que más reclamos trae o el que más depende de ti.
- Compras sobre cierto monto.
- Cotizaciones a clientes.
- Permisos y vacaciones.
- Pagos a proveedores.
2. Escribe las etapas como ocurren hoy
No como deberían ser: como son. Quién pide, quién revisa, quién aprueba, quién ejecuta. Toma la última solicitud real y sigue su recorrido.
Casi siempre aparecen etapas que nadie había nombrado: «esperar a que el jefe vuelva», «preguntar por WhatsApp si ya lo vieron».
3. Pon un responsable y un reemplazo en cada etapa
Un responsable es una persona con nombre, no un área. Y cada responsable necesita alguien que pueda aprobar cuando no está.
Si en una etapa el único que puede aprobar eres tú, encontraste el cuello de botella. Decide qué puedes delegar y hasta qué monto.
4. Fija un plazo por etapa
Sin plazo no hay atraso: solo hay espera. Define cuánto puede estar una solicitud en cada etapa y qué pasa cuando se cumple: a quién se le avisa y quién decide.
- Plazos cortos y realistas: horas o días, no «lo antes posible».
- El aviso llega antes del reclamo del cliente, no después.
5. Deja el estado en un solo lugar
La pregunta «¿en qué va lo mío?» debería responderse sin llamar a nadie. Todos miran el mismo lugar y ese lugar dice en qué etapa está cada solicitud, quién la tiene y desde cuándo.
Mientras el estado esté repartido entre correos, chats y una planilla, cada consulta le cuesta tiempo a dos personas.
Revisa a los 30 días
Después de un mes, mira tres cosas:
- En qué etapa se acumulan las solicitudes.
- Cuántas necesitaron que intervinieras tú.
- Qué pasos se saltaron, y por qué.
Ajusta y recién entonces suma el segundo proceso.
Dónde entra WorkFlow
Cuando el proceso ya está claro, WorkFlow lo sostiene: cada solicitud tiene responsable, etapa y plazo, los atrasos generan alertas y cada paso queda registrado. Definimos el flujo contigo y el primero queda funcionando en 30 días.